Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi

Domani, mercoledì 22 giugno 2016, dalle ore 11.30 alle 13.00, presso l'aula Aula 7 di palazzo Antonini (via Petracco 8) si svolgerà la presentazione del "Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi", previsto dal Dpcm 3 dicembre 2013, art.3 e 5, che è stato recentemente approvato con provvedimento del direttore generale del 27 maggio 2016, n. 233.

 

Il direttore generale, Massimo Di Silverio, porterà i saluti e spiegherà la collocazione del Manuale rispetto al Piano strategico di Ateneo. Stefano Allegrezza terrà un'introduzione sulle novità più rilevanti del Manuale di gestione. Fabio Romanelli illustrerà la collocazione del Manuale all'interno dei processi di semplificazione e dematerializzazione e ulteriori dettagli sulle novità più rilevanti. Michela Maniassi illustrerà le attività di reingegnerizzazione dei workflow dei decreti rettorali e dei provvedimenti dirigenziali.

L'incontro ha lo scopo di presentare le novità, chiarire le modalità di applicazione ed evidenziare le possibili ricadute sull'operatività di tutti i soggetti interessati (personale tecnico amministrativo, personale docente e ricercatore e studenti) consentendo di semplificare le modalità di interazione e di dematerializzare i procedimenti riducendo al minimo l'uso della carta.

Verranno presentate anche le novità in materia di reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi (settore per il quale il nostro ateneo è all'avanguardia in Italia) con l'illustrazione di alcuni dei procedimenti che sono stati completamente dematerializzati - come quello dei decreti del Rettore e quello dei provvedimenti del Direttore generale - e che come tali non prevedono più l'uso della carta.
Nell'ultima parte dell'incontro sarà lasciato uno spazio per le domande da parte degli intervenuti.

Il "Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi" è lo strumento che rende esplicita nei confronti di tutti i soggetti interessanti la politica dell'Ateneo in materia di gestione documentale. Si tratta di un obbligo di legge previsto da varie norme (per ultimo, il Dpcm 3 dicembre 2013), ma rappresenta contemporaneamente anche un'opportunità per l'ateneo in quanto costituisce il punto di partenza per una revisione dei procedimenti amministrativi nell'ottica della semplificazione e della dematerializzazione.

La pubblicazione del Manuale è il risultato di un lavoro iniziato con la costituzione del gruppo di lavoro sulla semplificazione e dematerializzazione, nominato con provvedimento del direttore generale n. 6/2015. Alla sua redazione hanno partecipato attivamente  Stefano Allegrezza (delegato del rettore per gli archivi digitali), Michela Maniassi, Fabio Romanelli e Renato Spoletti, componenti del suddetto gruppo di lavoro. Hanno collaborato con i loro preziosi suggerimenti ricevuti il direttore generale Massimo Di Silverio, gli altri componenti del gruppo di lavoro sulla semplificazione e dematerializzazione (Pier Luca Montessoro, Angela Iuretigh, Mara Pugnale) nonché Francesco Savonitto, Sonia De Marchi, Stefania Infanti, Marzia Micottis, Marco De Anna.

Il Manuale ha rilevanza sia interna che esterna, in quanto regola, ad esempio, le modalità di formazione, sottoscrizione, gestione e conservazione dei documenti coinvolti nei vari procedimenti dell'Ateneo (con ciò riguardando sia il personale tecnico-amministrativo che il personale docente e ricercatore); ha rilevanza esterna in quanto regola anche l'interazione tra i soggetti esterni (es: studenti, cittadini, altre pubbliche amministrazioni) e l'Ateneo.

Il Manuale è entrato ufficialmente in vigore il 27 maggio 2016, data del provvedimento di adozione da parte del direttore generale (provvedimento n. 233 del 25/05/2015,  prot. 17319). Tra le novità più rilevanti, si segnalano la definizione dei formati elettronici dei documenti che potranno essere trasmessi in modalità telematica all'ateneo; la semplificazione di diversi procedimenti mediante l'utilizzo della firma elettronica in sostituzione della sottoscrizione con firma autografa, l'eliminazione delle comunicazioni cartacee e la loro sostituzione con comunicazioni digitali attraverso il sistema di posta elettronica d'ateneo.

Ad esempio, se prima d'ora chi voleva presentare telematicamente una domanda di autorizzazione alla missione doveva necessariamente scaricare l'apposito modulo dal sito web dell'ateneo, compilarlo al computer, stamparlo su carta, sottoscriverlo con firma autografa, acquisirlo tramite scanner per ottenere un file digitale ed infine inviarlo tramite posta elettronica, ora potrà semplicemente compilare il modulo ed inviarlo direttamente via posta elettronica istituzionale (quella con dominio @uniud.it) senza nessun'altro adempimento perchè, ai sensi del Decreto Legislativo 82/2005, l'utilizzo come mezzo di trasmissione del sistema di posta elettronica d'Ateneo è equiparato a tutti gli effetti alla sottoscrizione con firma elettronica (cosiddetta "semplice"), più che sufficiente per una domanda di autorizzazione alla missione. In questo modo non solo "non circolerà" più carta, con un risparmio anche in termini economici, ma si avrà anche un notevole risparmio in termini di tempo perché il procedimento sarà molto più snello e meno oneroso per chi deve attuarlo.

Si tratta solo di uno dei tanti casi in cui il Manuale porterà delle interessanti novità in materia di semplificazione e dematerializzazione. Se si pensa agli innumerevoli procedimenti che, analogamente al caso appena presentato, richiedono la sottoscrizione autografa, si può avere un'idea dei benefici che la pubblicazione del Manuale potrà fin da subito recare sull'operatività deli uffici e nell'interazione con l'utenza.
 

Ovviamente per fare in modo che le novità si rivelino in tutta la loro portata sarà necessario mettere in atto tutta una serie di ulteriori attività, come la pubblicazione della documentazione di corredo (circolari esplicative, istruzioni operative,  etc.) necessaria per renderlo pienamente operativo e l'avvio di un adeguato piano di informazione e formazione sulla gestione digitale dei documenti verso tutti i dipendenti (affrontando tematiche quali la corretta formazione dei documenti digitali, la loro gestione, la sottoscrizione con la firma elettronica, il valore giuridico delle varie tipologie di firme, etc., la corretta gestione dell'archivio digitale, etc.).