Il Servizio Comunicazione (Scom)

Innanzitutto dobbiamo dire che il Servizio Comunicazione, così come lo vediamo oggi, nasce nel maggio 2014, frutto dell’ennesima riorganizzazione dell’amministrazione centrale.

Molte funzioni svolte dall’ufficio ovviamente esistono da molti anni, così come il personale che ci lavora, però l’ufficio così come appare oggi ha poco più di un anno e mezzo. Alcune funzioni sono state mantenute, altre sono andate ad altri uffici e ne sono arrivate di nuove; non è stata quindi una nascita “da zero”, ma una riorganizzazione.

L’ufficio comunicazione in generale si occupa di comunicare l’Università a tutti i pubblici di riferimento, ovvero l’opinione pubblica e la comunità universitaria, cioè a tutte quelle persone che sono interessate o, in alcuni casi, obbligate a conoscere quello che fa l’Ateneo. Utilizza strumenti e canali diversi a seconda del pubblico e delle strategie di comunicazione che decide di adottare.

Ci occupiamo di comunicazione esterna, relazioni con i media, web, social network, progettazione e assistenza grafica, identità visiva, campagne promozionali. Inoltre, all’ufficio è stato anche affidata la delicata gestione della sezione “Amministrazione trasparente”.

All’interno dell’ufficio ci sono professionalità specifiche, come quella dei grafici e dei giornalisti. C’è una legge di riferimento (la 150, ndr) che già nel 2000 ha cercato di spiegare quella che dovrebbe essere la comunicazione per le amministrazioni pubbliche. È chiaro che parliamo di 15 anni fa, e come ben sappiamo la comunicazione evolve molto rapidamente, però almeno ha tentato di disciplinare questo ambito nelle pubbliche amministrazioni. Oggi l’informazione e la comunicazione ruotano intorno al web, che ormai è lo strumento principale per tenersi informati e per comunicare, oltre che per utilizzare un numero sempre più elevato di servizi. Riuscire ad avere un sito web che risponda a questa necessità è una delle sfide più importanti per l’amministrazione pubblica e per l’università.

 

Esattamente. Abbiamo necessità di flessibilità e tempestività che sono proprie della comunicazione e che spesso vanno un po’ a cozzare con i tempi e i modi della pubblica amministrazione. È un ufficio un po’ a metà tra l’interno e l’esterno: qui si lavora pochissimo con delibere o con atti, mentre si utilizzano ogni giorno strumenti, modi e tempi che sono propri della comunicazione d’impresa.

 

La riorganizzazione degli uffici è stata l’occasione per analizzare con il Direttore Generale quello che c’era e funzionava, quello che c’era e aveva bisogno di una marcia in più e quello che mancava completamente e su cui era necessario investire energie. Gli obiettivi si sono così concentrati sul rifacimento del sito web e sul miglioramento della sua governance, oltre che sul progetto di comunicazione interna.

C’era la necessità di avere un nuovo sito web, da un punto di vista sia della comunicazione visiva, sia dell’organizzazione dei contenuti. Abbiamo fatto un’analisi per cercare di migliorare l’usabilità del sito web: un percorso molto impegnativo anche perché abbiamo dovuto lavorare contemporaneamente su entrambi i siti, vecchio e nuovo. È nato un comitato di redazione trasversale che si riunisce mensilmente composto dal delegato del rettore, da alcuni colleghi del servizio comunicazione, da alcuni colleghi dell’area informatica e da alcuni referenti delle aree “calde” del sito: didattica, ricerca e servizi agli studenti. Il percorso proseguirà ancora in futuro, con interventi per migliorare l’usabilità e con la realizzazione delle nuove sezioni dei dipartimenti e dei poli funzionali. Avere un sito obsoleto è un handicap che influisce su tutto il resto della comunicazione e quindi il lavoro non è mai finito, anche se cambiano gli obiettivi.

 

Il secondo obiettivo è quello di realizzare un progetto di comunicazione interna, novità assoluta per il nostro ateneo. Anche in questo caso per l’ufficio comunicazione è stato un lavoro interessante, perché per la prima volta ha lavorato con l’Area del personale. Aver “costretto” l’Area del personale, che principalmente si occupa di questione interne, e il Servizio Comunicazione, che viene percepito come un ufficio che si occupa soltanto di “promozione” all’esterno dell’università, può aiutare a migliorare la cultura dell’amministrazione, ancora poco abituata a considerare il web come uno strumento di lavoro e a utilizzare invece per la comunicazione interna soltanto gli strumenti tradizionali, come la posta elettronica, le delibere o le circolari. Per questo motivo l’obiettivo futuro è utilizzare il sito web e il giornale online dell’ateneo per raccontare al personale tutto ciò che avviene all’interno dell’università, definendo un piano editoriale che si integrerà con quello esistente. È vero che su questo tema l’università era un po’ in ritardo, ed è anche vero che i passi da fare sono moltissimi, culturali oltre che organizzativi, ma la cosa importante è stata aver avviato il percorso. Anche per questo motivo, abbiamo cercato di dare un contributo di formazione alla comunicazione sul web: il Servizio Comunicazione ha tenuto una giornata formativa sulla scrittura per il web e sull’importanza dell’identità visiva, che si sono affiancati a quelli prettamente tecnici dell’Area informatica.

 

Siamo in sette. Oltre a me, gli altri sono Marco De Anna, Stefano Govetto, Andrea Lucatello, Luisa Morassi, Silvia Pusiol e Tatiana Troshina. Alcuni sono grafici, altri giornalisti, altri ancora si occupano soprattutto della funzione di Ufficio relazioni con il pubblico, ma tutti lavoriamo sul web. Del Servizio Comunicazione fa parte anche Luigi Gandi, alle dirette dipendenze del Direttore generale e del Rettore. Il Servizio Comunicazione, inoltre, è stato il primo ufficio che ha accolto la possibilità di far entrare nel proprio gruppo alcuni tirocinanti post-laurea. Un’esperienza iniziata a luglio 2014, che ci ha dato molte soddisfazioni e che speriamo di proseguire.