Mappatura dei processi organizzativi: lavori in corso

Prosegue la ricognizione e l'analisi dei processi organizzativi dell'Ateneo, che negli ultimi mesi ha coinvolto un numero consistente di persone suddivise in diversi gruppi di lavoro. Tra gli obiettivi c'è la certificazione di qualità secondo la norma ISO 9001 dell'intera Università entro giugno 2016.

A che punto siamo. Avviata a marzo 2015, preparata e coordinata dall'Ufficio Qualità, la mappatura dei processi organizzativi coinvolge attualmente oltre 110 unità di personale suddiviso in 29 gruppi di lavoro, che hanno partecipato ad oltre 120 riunioni di orientamento, monitoraggio e consulenza con l'Ufficio Qualità di Ateneo, sviluppando, learning by doing, nuove competenze.
Il piano iniziale, proposto a marzo, che prevedeva una decina di mappature, è stato ampiamente integrato. Ad oggi, quindi, sono state adottate 15 procedure operative qualità, riferite ai processi organizzativi di Ateneo e 3 procedure di gestione del sistema qualità. Sono prossime all'adozione ulteriori 6 procedure operative mentre 4 gruppi di lavoro termineranno a gennaio 2016 la mappatura.

Gli obiettivi. Al primo posto c'è la certificazione qualità ISO 9001:2008 per l'intera Università di Udine entro il mese di giugno 2016; la norma garantisce il monitoraggio dei processi dell'organizzazione con lo scopo di individuarne i punti di forza e debolezza per migliorarne l'efficacia e l'efficienza nel tempo.
Ne conseguono ulteriori due obiettivi: la possibilità di perseguire e attuare un miglioramento continuo dell'organizzazione, con il contributo di ciascuna delle persone coinvolte a beneficio di chi ne utilizza i servizi (in primo luogo gli studenti) e la condivisione di un modo nuovo di vedere l'organizzazione, come insieme di flussi di attività che oltrepassano i confini dei singoli uffici e si ricompongono in processi organizzativi. Il nuovo approccio culturale non può che portare ad uno sviluppo diffuso di competenze e all'adozione di determinati comportamenti che responsabilizzino gli operatori.

I passi successivi. Restano da affrontare altri aspetti legati all'effettivo funzionamento di un sistema di gestione della qualità: l'identificazione di indicatori di performance significativi per ciascun processo, la definizione di un sistema informativo a disposizione dei responsabili organizzativi di processo che ne consenta il monitoraggio (Process board) e la realizzazione di un piano di audit qualità sono i prossimi passaggi che impegneranno l'Ufficio Qualità.
Indicatori significativi sono strumenti indispensabili per i responsabili organizzativi di processo per individuare eventuali criticità e mettere in campo azioni di miglioramento. I processi, inoltre, evolvono in modo tale da essere sempre aderenti al mutare del contesto normativo ed organizzativo. È quindi prevista la possibilità di revisione e riscrittura, anche a fronte di un riesame periodico e del piano annuale degli audit interni qualità. Quest'ultimo, previsto dalla norma ISO 9001, è già in fase di attuazione per alcune procedure e verrà completato entro la prima metà del 2016 su tutte le procedure adottate, con la finalità di attivare cicli di miglioramento continuo nei processi monitorati.

Nuovi sviluppi, quindi, per quanto riguarda il percorso iniziato a marzo scorso con l'avvio della mappatura dei processi organizzativi; l'Ufficio Qualità di Ateneo provvederà ad informare periodicamente il personale sullo stato di avanzamento del piano.